Por medio del presente documento ASFALTOS Y EMULSIONES DE COLOMBIA S.A.S. S.A.S, desarrolla la Política de Tratamiento de Datos Personales de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que lo modifique, adicione o deroguen. 1. INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL. El responsable del tratamiento de la información personal será: Nombre de la empresa: ASFALTOS Y EMULSIONES DE COLOMBIA S.A.S. NIT: 900148816-4 Representación Legal: Libardo Cardozo Chaparro Cédula de Ciudadanía: 9.515.858 Dirección: Calle 48 No 22-43 Apt 1003 Teléfono: 3138528269 Correo electrónico: Libardo.cardozo@asfaltosyemulsiones.com 2. DEFINICIONES: Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones: a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales; c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; e) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales; f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular; g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos; h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos. 3. TIPO DE INFORMACIÓN. ASFALTOS Y EMULSIONES DE COLOMBIA S.A.S. accede a datos de sus clientes, proveedores y empleados tales como sus nombres, número de cédula, correos electrónicos, teléfonos fijos y celulares, fecha de nacimiento, gustos entre otras. 4. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS: ASFALTOS Y EMULSIONES DE COLOMBIA S.A.S. podrá hacer uso de los datos personales para: 4.1. Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales. 4.2. Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios. 4.3. Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos. 4.4. Evaluar la calidad del servicio. 4.5. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo 4.6. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por ASFALTOS Y EMULSIONES DE COLOMBIA S.A.S. y/o por terceras personas. 4.7. Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral. 4.8. Soportar procesos de auditoría interna o externa. 4.9. Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de ASFALTOS Y EMULSIONES DE COLOMBIA S.A.S. 4.10. Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de ASFALTOS Y EMULSIONES DE COLOMBIA S.A.S. ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados: 4.10.1. Respecto de los datos recolectados directamente en los puntos de seguridad. 4.10.2. Tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad. 4.10.3. Obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de ASFALTOS Y EMULSIONES DE COLOMBIA S.A.S., éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de ASFALTOS Y EMULSIONES DE COLOMBIA S.A.S. y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso. 5. Limitación del manejo de la información suministrada. Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, ASFALTOS Y EMULSIONES DE COLOMBIA S.A.S. no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: 5.1. Exista autorización expresa para hacerlo. 5.2. Sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados. 5.3. Sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos 5.4. Sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de ASFALTOS Y EMULSIONES DE COLOMBIA S.A.S. o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto. 5.5. La información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad. 5.6. Que sea requerido o permitido por la ley. ASFALTOS Y EMULSIONES DE COLOMBIA S.A.S. podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, ASFALTOS Y EMULSIONES DE COLOMBIA S.A.S. advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros. 6. DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR DE LOS DATOS. De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 (Capítulo 25), el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos: 6.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ASFALTOS Y EMULSIONES DE COLOMBIA S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 6.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a ASFALTOS Y EMULSIONES DE COLOMBIA S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 2.2.2.25.2.7 del Decreto 1074 de 2015. 6.3. Ser informado por ASFALTOS Y EMULSIONES DE COLOMBIA S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; 6.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante ASFALTOS Y EMULSIONES DE COLOMBIA S.A.S. . 6.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución. 6.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 7. DATOS SENSIBLES: El titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por ASFALTOS Y EMULSIONES DE COLOMBIA S.A.S., relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud. 8. DATOS DE MENORES DE EDAD: El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor. 9. AUTORIZACION DEL TITULAR: Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, ASFALTOS Y EMULSIONES DE COLOMBIA S.A.S. S.A.S solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia. 10. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. 11. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS: Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación: Dirección de la sede: Calle 48 No 22-43 Apt 1003 Conmutador: 3138528269 Correo Electrónico: Libardo.cardozo@asfaltosyemulsiones.com 12. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS: Las peticiones, consultas o reclamos que se reciban a través de los distintos canales serán direccionadas al área respectiva de ASFALTOS Y EMULSIONES DE COLOMBIA S.A.S. S.A.S responsable del Tratamiento. 13. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013: De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 ASFALTOS Y EMULSIONES DE COLOMBIA S.A.S. S.A.S procederá a publicar un aviso en su página web oficial http://asfaltosyemulsiones.com/ dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de ASFALTOS Y EMULSIONES DE COLOMBIA S.A.S. 14. MEDIDAS DE SEGURIDAD: En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, ASFALTOS Y EMULSIONES DE COLOMBIA S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información. 15. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS: La presente política rige a partir de su expedición y las bases de datos sujetas a Tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas en el punto 3 de la misma. Atentamente, Libardo Cardozo Chaparro Representante Legal ASFALTOS Y EMULSIONES DE COLOMBIA S.A.S. S.A.S